เผยเบื้องหลังการจัด CTC2021 Active Virtual Conference

เผยเบื้องหลังการจัด CTC2021 Active Virtual Conference

19 ธันวาคม 2020

ผู้ว่าราชการจังหวัดสมุทรสาครประกาศล็อคดาวน์จังหวัด ห้ามมิให้ใครเข้าออกหลังพบผู้ติดเชื้อโควิด19 จำนวน 516ราย ซึ่งเป็นคนต่างด้าวที่ไม่แสดงอาการ ข่าวนี้ทำให้ผมและทีมงาน Creative Talk มองหน้ากันโดยมิต้องนัดหมาย ทุกคนรู้ได้เลยว่า หายนะได้เดินทางมาถึงเราแล้ว

ย้อนกลับไปเมื่อต้นปี 2020

Creative Talk จัดงาน CTC2020 โดยมี speakers รวมแล้ว 105 ท่านและผู้ร่วมงานทั้งหมด 5,000 คน เราโชคดีมากที่หลังงานเราสิ้นสุดลง ที่อู่ฮั่นก็ประกาศล็อคดาวน์เพื่อป้องกันการระบาดของโควิด19 และนั่นคือจุดเริ่มต้นก่อนที่จะมีการยุติงานอีเว้นท์ใหญ่ ๆ อีกหลายงานในเวลาถัดมา ทำให้งาน CTC2020 เป็นงานใหญ่งานแรกของปีและเป็นงานสุดท้ายก่อนประเทศไทยจะโดนโจมตีด้วยโควิด19 ด้วยเช่นกัน

หลายคนพูดคุยกับผมในช่วงเวลาถัดมาว่าเราโชคดีมากที่ได้จัดงานก่อนหน้าโควิดจะมาเยือน

เรายิ้มดีใจ

สิงหาคม สถานการณ์โรคระบาดดีขึ้น งานอีเว้นท์เริ่มกลับมา ทีม Creative Talk เองก็เริ่มพูดคุยกันแล้วว่า “เราควรจะจัดงานดีไหม?” เพราะทางเลือกของเราคือ “จัดอีเว้นท์” หรือ “ไม่จัดอีเว้นท์” แต่ที่แน่ ๆ คือเราจะไม่มีจัดเป็น Virtual หรือดูผ่านออนไลน์อย่างแน่นอน เพราะส่วนตัวผมเองไม่ชอบงาน Virtual Conference เป็นทุนเดิม เนื่องจากเคยดูหลายงานไม่ว่าจะงานในประเทศหรือต่างประเทศ ผมไม่เคยดูจบเลยซักงาน

เราเดินทางไปขอคำปรึกษาหลายคนตั้งแต่พี่อุดมธิปก ไพรเกษตร, คุณแท๊ป รวิศ หาญอุตสาหะ, พี่ปิ๊ก ธรรศภาคย์ เลิศเศวตพงศ์, คุณโธมัส พิชเยนทร์ หงษ์ภักดี ซึ่งทุกคนเห็นด้วยว่าควรจะจัดงานได้แล้ว แต่สามท่านหลังบอกผมว่า ถ้าจัดก็น่าจะลองไปจัดเป็นแบบ outdoor ที่สวนลุม เพราะที่นั่นน่าจะจัดแบบ Outdoor ได้ ซึ่งการจัดแบบ Outdoor จะทำให้เราห่างไกลจากความเสี่ยงการแพร่กระจายของโควิด19 หากเชื้อโรคนี้กลับมา

แต่ในช่วงนั้นผมได้มีโอกาสปรีกษาอีกท่านหนึ่งนั่นคือพี่ก้า อรินธรณ์ พี่ก้าบอกผมคำเดียวว่า “จัดเลย! นาทีนี้เราต้องแทงสวน!!

แทงสวนหรอ? ผมคิด

พี่ก้าบอกว่า ไหน ๆ ตอนนี้ทุกคนเค้าไม่แน่ใจว่าจะจัดไม่จัด เราจัดไปเลย “พลิกวิกฤตให้เป็นโอกาส..”

มาแล้วคำนี้.. “พลิกวิกฤตให้เป็นโอกาส”

ผมตัดสินใจฟันธงบอกทีมว่า “เออ!! จัดเว้ย!!!” แล้วพวกเราทุกคนก็เริ่มลงมือกัน ดังนั้นเดือนสิงหาคมคือจุดเริ่มต้นของการเริ่มทำงาน CTC2021 งานที่เรามองว่า ปีนี้คือโอกาสของเรา ทุกอย่างกำลังจะดีขึ้น แถมเรามีเวลามากพอที่จะเตรียมการด้วย

ภาพทีมงานเริ่มอัดเสียงเพื่อโปรโมทงาน CTC2021
เริ่มออกแบบ sessions และรายชื่อ speakers

เราจัดการเตรียมงานเหมือนทุกทีที่ผ่านมา พูดคุยกับ Speakers เกือบ 100 คน คุยเรื่องเนื้อหา จัดเตรียมคอนเท้นต์ แวะไปพบกับ Speaker เพื่อ curate contents รวมไปถึงการจัดหา organizer มาร่วมงาน และการประกาศรับทีมน้อง ๆ Volunteers ด้วย

แต่การที่เราจะจัดก็ใช่ว่าเราจะเร่งจัดโดยไม่ดูอะไรเลย เนื่องจากสถานการณ์โควิด19 ณ เวลานั้นยังไม่แน่นอน เราจึงต้องมีการวางแผนสำรองล่วงหน้าไว้ทั้งหมด 4 แผน คือ แผน A, B, C และ D

โดยแผน A คือ จัดงานแบบปกติ

แผน B คือ เลื่อนการจัดงาน หากสถานการณ์โควิด19 ไม่ดี

แผน C คือ จัดแบบ Virtual (ซึ่งไม่อยากจัด)

และแผน D คือ ยกเลิกจัดมันซะเลย!!

การวางแผนล่วงหน้ามีประโยชน์ตรงที่เราสามารถเตรียมการบางอย่างล่วงหน้าได้ เช่น การทำสัญญา การจ่ายเงินต่าง ๆ เราสามารถวางแผนก่อนได้เลยว่า “หากเกิดสิ่งนี้ขึ้น แล้วเราต้อง move ไปแผน B แผน C สัญญาเหล่านี้จะเป็นอย่างไร” ซึ่งตรงนี้กลายเป็นเรื่องดีมาก ๆ เมื่อเราจำเป็นต้องใช้แผน B จริง ๆ จะทำให้ทุกอย่างไม่ทุลักทุเล (อย่างน้อยก็ไม่มากนัก) เหมือนเตรียมเรือสำรองไว้เผื่อเรือใหญ่ล่ม เมื่อถึงเวลาเรือจะล่มจริง ๆ แม้หลายอย่างจะทุลักทุเล แต่ก็ยังมีเรือสำรองไว้ไม่ให้จมลงไปทั้งลำ

แต่แล้ว 19 ธันวาคม 2020 ก็เป็นวันที่เราจำเป็นต้องงัดเรือสำรองออกมาใช้จริง ๆ

เมื่อจู่ ๆ ประเทศไทยก็พบผู้ติดเชื้อจำนวน 500กว่ารายในจังหวัดสมุทรสาคร วันนั้นเป็นวันเสาร์ผมจำได้ และเราก็ยกหูโทรคุยกันภายในทีม แน่นอนว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทั้งหมด รวมไปถึง Speakers, Partners หรือ Sponsors เองก็ตกใจไม่ต่างกัน

แต่เราก็ไม่อยากเป็นกระต่ายตื่นตูม เราไม่อยากบอกทันทีว่า “ยกเลิกจัดงาน” เพราะเมื่อแจ้งไปแล้ว เราจะย้อนกลับคำไม่ได้

ในเมื่อสิ่งที่ทุกคนอยากรู้คือ “จะจัดต่อหรือไม่” แต่เราให้คำตอบทันทีไม่ได้ สิ่งที่ต้องทำคือ บอกให้ทุกคน “รอไปก่อน”

เวลาคุณบอกให้ใครรอคุณ คนส่วนใหญ่เค้ารอได้ โดยเฉพาะในสถานการณ์เช่นนี้ แต่สิ่งสำคัญกว่าการรอคอยคือ “ต้องรอถึงเมื่อไหร่?” และนั่นคือคำตอบที่เราต้องให้

เราประกาศแจ้งไปว่า เราจะให้คำตอบภายในวันจันทร์หน้า ขอเวลาเราอีก 1 สัปดาห์ เราเชื่อว่าถึงเวลานั้นทุกอย่างจะชัดเจน ตัวเลข 500 ที่เห็นนี้อาจจะเป็นแค่อะไรชั่วครั้งชั่วคราว เราอาจจะแค่ตื่นตูมไปเองก็ได้

แต่สุดท้ายก็ไม่.. สิ่งที่เราคิดอยู่แล้วกลายเป็นความจริง ตัวเลขผู้ติดเชื้อไม่ลดลงเท่าไหร่เลย แถมจะมีโอกาสสูงขึ้นอีกด้วย

ความจริงเราได้ตัดสินใจกันไว้ได้อยู่แล้วว่า เราจะ “เลื่อน” การจัดงานอย่างแน่นอน เพราะหลังจากเกิดเหตุระบาดอย่างรุนแรง พวกเราทีมงานก็เข้าไปดูรายชื่อผู้ซื้อบัตรเข้างาน ดูรายชื่อ Speaker ต่าง ๆ เราพบว่า พวกเขาทุกคนมาจากทุกมุมของประเทศไทยจริง ๆ ดังนั้น หากเรายังดื้อดึงที่จะจัดงานต่อไป เราเชื่อว่างาน CTC2021 อาจจะกลายเป็นงานที่พาอันตรายมาให้ทุกคนก็เป็นได้

เพราะความรับผิดชอบต่อส่วนรวมและสังคมคือหนึ่งในสิ่งที่เราทุกคนต้องทำ

แต่คำถามคือ “แล้วไงต่อ?”

เรางัดแผน B แผน C มานั่งวิเคราะห์ว่าจะเอาไง จะทำไง จะใช้แผนเหล่านี้ไหม จะเลื่อนงาน? หรือจะทำ Virtual หรือจะยกเลิก!!? ทุกอย่างถูกฟรีซ เงียบ รอดูสถานการณ์ จนถึงสิ้นปี 2020

แล้วในช่วงวันหยุดปีใหม่ เราพูดคุยกันว่า ถ้าเราเลื่อน คนจะซื้อบัตรไปแล้วจะเซ็ง เพราะทุกปีเราจัดช่วงต้นปี ถ้าเลื่อนงานออกไปก็เซ็ง ถ้าจะจัดเป็น Virtual ก็ยิ่งเซ็งใหญ่ เพราะปกติแล้วเราเชื่อว่าคนจะชอบมางานเราเพราะได้เดิน ได้เจอผู้คน ได้ประสบการณ์ ดังนั้น เราสรุปกันดีกว่าว่า..

จัดแผน B และ C รวมกันไปซะเลย นั่นคือ เลื่อนงานออกไปอีกซัก 3-4 เดือน และจัด Virtual ด้วยเลยทีเดียว

เริ่มในสิ่งที่ไม่เคยเริ่ม

การที่อยู่ ๆ จะมาจัด Virtual Conference ซึ่งถือว่าเป็นงานที่ไม่เคยจัด และที่สำคัญดันเป็นงานที่ “ไม่เคยชอบ” และไม่คิดที่จะจัด มันยิ่งกว่าเริ่มต้นที่ศูนย์ แต่เหมือนเริ่มต้นจาก “ติดลบ” มากกว่า

เราเลือกที่จะจัด Virtual Conference ด้วย 3 เหตุผลด้วยกันคือ..

  1. เพื่อให้คนดูไม่รอเก้อ ก็ไหน ๆ เค้าซื้อบัตรแล้ว เค้ารอแล้ว เราก็ไม่อยากจะปล่อยให้ผู้ชมต้องเคว้งคว้าง รอนาน
  2. เพื่อให้คอนเท้นต์ที่ต้องรู้ ได้รู้ เนื้อหาหลาย sessions ที่จำเป็นต้องรู้ตั้งแต่ต้นปี เช่น เทรนด์ต่าง ๆ ถ้าไปรู้เดือนเมษายน เราเชื่อว่าจะไม่ทันการณ์
  3. เพื่อลองความท้าทายใหม่ ๆ เพราะเราเชื่อว่า ความท้าทายใหม่ ๆ จะทำให้เราค้นพบสิ่งใหม่ และการได้ลองสิ่งใหม่คือการเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาส.. “โอกาสที่อาจจะได้พบสิ่งใหม่”

แต่อย่างที่บอกว่า การจัด Virtual เหมือนเริ่มต้นจากติดลบ ด้วยส่วนตัวผมเองเป็นคนที่ดูงาน Virtual ไม่เคยจบ ถ้าไม่หลับก็หนีไปทำอย่างอื่นก่อนทุกครั้ง จึงทำให้ไม่คิดจะอยากจัด Virtual Conference แต่เมื่อถึงคราวที่ต้องจัดแล้วก็ต้อง “คิดใหม่”

ผมเชื่อว่าการทำ Virtual Conference ทุกวันนี้มันมีความไม่ลงตัวอยู่ เหมือนเราพยายามจับงานอีเว้นท์เข้าไปอยู่ในจอ เราพยายามมีลูกเล่นมากมาย มีการตกแต่ง มีแสงไฟ มีเทคโนโลยีเยอะแยะ ซึ่งคล้ายกับยุคแรกของการทำ Ebook จำได้ไหมครับที่เราต้องพลิกหน้าแมกกาซีนใน iPad มันไม่ใช่เลย ..​มันเป็นการยัดแมกกาซีนเข้าไปในจอ และมันไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้องเลย

เราคิดว่าไม่สิ เราต้องคิดใหม่ งานอีเว้นท์ในจอ ก็ต้องถูกออกแบบมาสำหรับดูในจอ

ดังนั้นโจทย์แรกของเรา คือการคิดโดยเริ่มจากตัวเราเองนี่แหละว่า “จะจัดงานอย่างไรให้เราเองดูจนจบ”

ราทำการศึกษาจาก 2 ทาง ทางแรกคือ ศึกษาจากคลิปที่ดูจบ เมื่อเราอยากจะจัดงานให้คนดูจบ เราก็ต้อง…

ศึกษาว่า แล้วคลิปแบบไหนที่ดูจบ?

แล้วก็พบว่ามีคลิปอยู่ 3 ประเภท

1. คลิป Entertainment พวก Vlog พาเที่ยว รีวิวสินค้า ตลก ฯลฯ เหล่านี้เราพบว่า ไม่น่าจะช่วยอะไร เพราะงานเราเป็นงานความรู้ ดังนั้นเรามาดูคลิปประเภทที่สองกัน

2. คลิปความรู้ และคลิปความรู้ที่ดูจบมีอยู่ไม่กี่งาน เช่น TED Talk และ 99u โดยทั้งสองงานมีสิ่งที่เหมือนกันอย่างหนึ่งคือ “เวลาที่ไม่นานเกิน 20นาที”

3. คลิปจาก E-learning ผมเรียนออนไลน์ก็ไม่ค่อยจบ เบื่อซะก่อน แต่มีบางคลาสที่เรียนจบ เช่น คลาสของ IDEO U และสิ่งที่ค้นพบคือ คลิปของ IDEO U นั้นมีความยาวในการสอนแค่ 5นาที

จากทั้งหมดจึงทำให้เชื่อว่า ระยะเวลามีผลเป็นอย่างมาก

ศึกษาจากการพูดคุยกับคน

แน่นอนว่าเราไม่เคยทำอะไรบนจอขนาดนี้มาก่อน เราจึงควรปรึกษากับคนที่เชี่ยวชาญด้านนี้ โดยคนที่เราวิ่งไปหาก็อย่างเช่น พี่โจ้ พี่โอ๋ The Mask Singer คุณมาร์วิน ปริศนาฟ้าแลบ รวมถึงครีเอทีฟที่รู้จักเราเป็นอย่างดีอย่างพี่หนึ่ง GreynJ United พี่อ๋อง อรรถสาร ครีเอทีฟที่นิวยอร์ก และพี่ที่อยู่ในวงการมานานอย่างพี่หนุ่ย พงศ์สุข นอกจากนี้ยังมีภาครัฐที่สนับสนุนด้านการจัดงานอีเว้นท์อย่าง TCEB ด้วย

หลังจากที่คุยกันแล้ว เราก็พบว่า เราต้อง “โฟกัสที่ผู้ชม” พวกสีสัน ลูกเล่น อะไรเยอะแยะที่คิด ๆ กันมานั้น “ไม่ใช่สิ่งที่ผู้ชมต้องการ” ดังนั้น ตัดออก!

เอาล่ะ..​มาถึงตรงนี้ เราเริ่มมีไอเดียในหัวเยอะแล้ว เหมือนคนเตรียมวัตถุดิบเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาตั้งไฟ ต้มน้ำ และผัดกับข้าว ปรุงให้ลูกค้าได้ชิมกัน

แต่จะชิมกันยังไง? คำถามคือ “งานนี้จะสดหรือจะแห้ง.. ความหมายคือ จะ LIVE จริง หรือ จะ Pre-Record?”

“ถ่ายไว้ก่อน ทำ Pre-Record ก็ต้องดีกว่าอยู่แล้วครับ เพราะว่าเราจัดการทุกอย่างไว้ล่วงหน้า การ LIVE นั้นมีข้อเสียคือ ถ้าเกิดขัดข้องระหว่างทาง คนดูน่าจะหงุดหงิดแล้วอาจจะเลิกดู”

อ่อออ..​ ครับ พูดอีกก็ถูกอีก.. ผมเห็นด้วยกับไอเดียของพี่โจ้ และ คุณมาร์วิน

“แต่การทำ Pre-Record มีข้อเสียคือ ค่าใช้จ่ายสูงกว่ามากครับ”

มากขนาดไหนหรอ? เรื่องนี้ไม่เคยไม่รู้..

ถ้าจัด LIVE ล้วน ๆ ไปเลย เราอาจจะเสียค่าสถานที่ ค่าถ่ายทำ ทุกอย่างจบใน 1 วัน แต่ถ้าเราถ่ายล่วงหน้าเราจะใช้เวลา 3 วัน หรือพูดง่าย ๆ คือ ค่าใช้จ่ายประมาณ 3 เท่าตัวได้..

..

อ่าาา…

เอาไงดี..?

ถึงจุดนี้เริ่มนึกแล้วว่า “ถ้าเราย้ายวันไปเป็นเมษาแล้วไม่มี Virtual เลยก็ประหยัดเงินดีนะ” เพราะว่ารวม ๆ แล้วค่าใช้จ่ายในการทำ Virtual รอบนี้รวม ๆ แล้วมีค่าใช้จ่ายเกือบ 7 หลัก! โดยที่เราไม่มีรายได้เพิ่มเท่าไหร่

แต่ว่าเดินมาแล้ว บอกทุกคนแล้ว จะถอยตอนนี้คงไม่ได้แล้ว

สิ่งหนึ่งในการทำงาน โดยเฉพาะการทำงานครั้งแรก เรามักจะเชื่อในคำว่า “No Regret” คือทำแล้วต้องไม่รู้สึกผิดทีหลังว่า “รู้งี้ฉันน่าจะทำแบบนี้” ดังนั้นเวลาเราจะทำอะไร ต้องทำให้สุด อย่าได้รู้สึกเสียดายทีหลัง

ดังนั้นรอบนี้ เราจึงจัด 3 วัน คือ Pre-Record 2 วัน และ LIVE จริง 1 วัน

ถือว่านอกจากจะได้มอบสิ่งที่ดีให้กับผู้ชมและ Sponsor แล้ว ยังถือเป็นการเรียนรู้อีกด้วย

วางแผน

หลังจากที่เราได้ทำการพูดคุย คิด และวิเคราะห์ถึงสิ่งต่าง ๆ มากมาย ก็ถึงเวลาที่เราต้องสรุปกันแล้ว ซึ่ง ณ วันที่เราจำเป็นต้องสรุป ห่างจากวันที่จะจัดงานเพียงแค่ 2 สัปดาห์เท่านั้น เรียกได้ว่าแทบจะไม่มีเวลาเหลือให้หายใจหายคอกันเลย

Sequence ในแต่ละ show ที่จะเกิดขึ้น

เราคุยกันว่า ถ้าอยากให้คนดู ดูงาน Virtual Conference ของเราจนจบ เราต้องทำให้แต่ละ session นั้นมีระยะเวลาที่สั้น สั้นแค่ไหน.. สั้นแค่ 20นาที!

เราเริ่มต้นด้วยการลดเวลา session จากเดิมที่เคยจัด 40นาที เหลือเพียงแค่ 20นาที แน่นอนว่างานนี้เดือดร้อนถึง speakers เราที่มีหลายเรื่องอยากจะแชร์แต่เวลาน้อยเหลือเกิน

“ก็ดีนะพี่จะได้รวบรัดอัดแน่น” ผมบอก

อีกหนึ่งสิ่งที่เราได้เรียนรู้จากการจัดงาน Virtual Conference คือการจะ “ส่งมอบ” งานอีเว้นท์อย่างไรให้กับคนดู ซึ่งหลังจากเราคุยกันก็พบว่า คำว่า “ส่งมอบงานอีเว้นท์” คือ mindset ที่ผิด! ความจริงแล้วสิ่งที่เราควรส่งมอบคือ “ประสบการณ์” มากกว่า

แล้วประสบการณ์อะไรล่ะ

จริงอยู่ว่าผู้คนที่เข้ามาดูงาน Virtual Conference ต้องการเนื้อหา content แต่เค้าไม่ต้องการฉากอลังการ กราฟฟิกหรือป้ายใหญ่ ๆ ที่อยู่ใน studio แต่สิ่งที่ผู้ชมอยากได้แต่ไม่รู้ตัวคือ ประสบการณ์นั่นเอง ประสบการณ์แบบที่ Creative Talk ให้ผู้ชมในทุก ๆ รอบที่ผ่านมา

เราเรียกว่า “ประสบการณ์ของความล่ก” ความตื่นเต้น ตื่นตัว

การลดเวลาของ session จากเดิม 40นาที เหลือ 20นาที คือหนึ่งในวิธีที่จะส่งมอบประสบการณ์ “ล่ก” เหล่านั้น ทำให้คนดูรู้สึกจดไม่ทัน ฟังไม่ทัน แล้วเขาจะรู้สึกกระตือรือร้น แต่ทั้งนี้เราก็ยังมีสรุปเนื้อหา recap เหมือนที่เราเคยทำให้ในทุก ๆ ปี ซึ่งเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราหวังว่าจะทำให้ผู้ชมประทับใจ และหลาย ๆ คนก็ให้ฟีดแบคมาว่าชอบการ recap จริง ๆ

Session 20นาที ทำให้ speaker ต้องเตรียมตัวและสามารถคุยได้จบครบทุกเรื่องในเวลา

หลังจบแต่ละ session เราก็ต้องมีสิ่งต่าง ๆ ใส่เข้าไปอีก ให้มีวาไรตี้ มีสีสัน ให้ภาพรวมของงานดูไม่น่าเบื่อ ไม่ใช่มีแต่ session ติดๆๆๆ กัน และนั่นคือเหตุผลที่ต้องมี MC เข้ามา LIVE จริงในวันงาน และมี session “Small Talk” ที่เข้ามาคุยกันสด ๆ ในวันที่ 24 มกราคม หรือแม้แต่การ insert ภาพเบื้องหลังให้เห็นถึงการทำงานแบบเรียล ๆ ก็เป็นหนึ่งในเนื้อหาที่เข้ามาแก้เลี่ยนให้ผู้ชมด้วย

ช่วง MC ขั้นเวลา
ช่วง Small Talk เสมือนช่วงวิเคราะห์บอลหลังเกมการแข่งขัน

และเราก็เรียกการทำงานนี้ว่า “Active Virtual Conference” เพราะเราอยากสื่อสารให้ผู้ชมได้รู้ว่า ครั้งนี้จะไม่เหมือนเดิม จะแตกต่าง จะ Active!

Production

ส่ิงที่เราโชคดีมาก ๆ คือเรามีทีมงานที่เก่งมาก ๆ ไว้ใจได้ เชื่อใจได้ และเชื่อในการตัดสินใจได้ด้วย จึงทำให้ทุกคนเหมือนเป็นหนวดปลาหมึกยักษ์ที่หนวดทุกเส้นสามารถทำงานแยกกันได้โดยอิสระภายใต้เป้าหมายเดียวกัน

แม้แต่ Speaker ของเราทุกคน ล้วนเป็นคนเก่งมีความสามารถ ทุกคนเตรียมตัวพร้อมมาเป็นอย่างดี และเต็มที่มาก ๆ ทุกคนเข้าใจในสถานการณ์ของเรา ซึ่งต้องขอขอบคุณ Speakers ในรอบ Virtual นี้มาก ๆ ด้วยนะครับ

การเตรียมการก่อนบันทึกภาพจริง

แต่การจะทำ Pre-Record ให้สนุก และรู้สึกเหมือน LIVE ได้นั้นไม่ง่ายเลย เราตั้งธงเอาไว้ว่า ทุกอย่างที่เกิดขึ้น ต้องทำให้ดูสมจริง ดูเป็น LIVE ที่สุด เราอยากให้คนดูรู้สึกได้ว่างานนี้สด ไม่ setup ไม่แต่งตัวเยอะ ดังนั้น ธงแรกที่พวกเราตั้งไว้ก็คือ..

“ทุกอย่างต้องจบใน 1 take”

ไม่มี cut แล้วมา action ใหม่ ถ้าพลาด ก็พลาด ก็ขออภัย แล้วก็ไปต่อ

การบันทึกภาพแบบ 1 shot ไม่มีตัดต่อ

ไม่ว่าจะเป็นการคุยกันใน sessions ต่าง ๆ รวมไปถึง keynote หรือแม้แต่การเดินไปพูดไปแบบ long take ของผมเองในช่วงเปิดงาน ก็เป็น long take แบบไม่ตัดต่อ

ภาพถ่าย long shot ตอน opening scene

งานฝั่ง production ไม่ว่าจะเป็นกล้องหลักทั้งหมด 3 ตัว กล้องถ่ายเบื้องหลัง 1 และทีมตัดต่อ ต้องทำงานเหมือน LIVE จริง สดจริง ตัดต่อกันเดี๋ยวนั้น ซึ่งการทำงานไม่ต่างอะไรกับการ LIVE จริงเลย หรือเรียกได้ว่า 90% ทำกันตรงหน้างานนั้น มีที่มาตกแต่งกันทีหลังอีกแค่ 10% เท่านั้น ดังนั้นเหตุผลของการทำ Pre-Record จึงมีอยู่อย่างเดียวคือ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการส่งสัญญาณผ่านอินเตอร์เน็ท

ยอมรับว่าทีมงานและ Producer ของเรามีความ “จัดเต็ม” จริง ๆ เต็มกว่าที่ผมเองจะคาดคิดเอาไว้ด้วยซ้ำ ทุกอย่างดูเตรียมพร้อม เรียบร้อย แสง ไฟ สี รางเลื่อน เพื่อให้งานนี้ออกมาแบบ “ไม่เสียดาย” และ No Regret จริง ๆ

ภาพทีมงานเบื้องหลัง
ภาพทีมงานเบื้องหลัง
ทีม Mission to the Moon

แม้ว่าทีมงานจะโปรขนาดไหน speaker จะแม่นเท่าไหร่ แต่สุดท้ายงานนี้เราต้องใช้เวลา Pre-Record นานถึง 2 วันเต็ม ในเสื้อผ้าชุดเดิม แต่งหน้าทำผมเหมือนเดิม

เราจบการถ่าย Pre-Record แค่ 5 วันก่อนวันจริง เนื่องจากต้องการให้เนื้อหานั้นสดใหม่จริง ๆ เพราะสิ่งที่ต้องระวังจากการทำ Pre-Record คือเนื้อหาที่ใหม่กว่า หรือ current event ที่อาจจะเพิ่มเติมเข้ามาระหว่างทาง

วัน LIVE 24 มกราคม 2021

เมื่อมาถึงวันที่ต้อง LIVE จริง เราเตรียมตัวกันพร้อมมาก แม้ว่าเมื่อคืนหลายคนจะนอนไม่หลับเพราะต้องเตรียมตัว ตรวจงาน ตรวจภาพต่าง ๆ รวมถึงการเขียน script ให้กับ MC และ ทีม Small Talk ที่ต้องจัดรายการกันสด ๆ

เราแบ่งแยกทีมออกเป็น ทีม Production อย่างทีมตากล้อง ตัดต่อ ส่งสัญญาณ ฯลฯ ทีม Support หรือพวกน้อง ๆ เรียกกันเองว่าทีม IO คือ ทีมที่คอยรับโทรศัพท์ลูกค้า ตอบแชท ตอบคอมเม้นต์ในกรณีที่มีคนมีปัญหาเข้าระบบไม่ได้ ถามคำถาม หรือสัญญาณไม่ดี ทีมนี้จะคอย standby ทีมพิธีกร ที่แบ่งออกเป็นทีมย่อยโดยมีหัวหน้าทีมช่วยเป็นผู้กำกับ MC อีกที มีทีมถ่ายภาพ ทีม Volunteer ทีม Speaker และอีกมากมาย

ทีม MC
ทีม Support คอยตอบคำถาม คอมเม้นต์ และ inbox
ทีม Small Talk

8:00 ผู้คนเริ่ม log-in เข้ามาในระบบ

8:30 เราเริ่ม live ด้วยภาพนิ่ง ๆ

9:00 ทีม Production นับถอยหลัง..

5..

4..

3..

2…

1…

จากนั้นทุกอย่างก็เริ่มต้นขึ้น..

ถอดบทเรียนที่ได้จากการทำงานใหม่ “ครั้งแรก”

  • No Regret ทำอะไรต้องไม่คิดเสียดาย ทำแล้วต้องทำให้สุด เพื่อไม่ให้ตัวเองกลับมาพูดได้ว่า “รู้งี้เราทำแบบนั้นดีกว่า” เมื่อเราทำดีที่สุดแล้ว เราจะไม่เสียดายใด ๆ อีกแล้ว
  • การวางแผนสำรอง คือสิ่งที่จำเป็นมาก โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ทุกอย่างไม่แน่นอน เพราะแผนสำรองจะทำให้เรายืดหยุ่นหรือปรับเปลี่ยนได้สะดวกขึ้น
  • “วิกฤตคือโอกาส” ถ้าเรามีสติและ Mindset ที่เปิดรับ
  • ถ้าเราไม่รู้อะไร ให้ถามคนที่เก่งกว่า มีประสบการณ์กว่า เหมือนเป็นการหาวัตถุดิบที่ดี จากนั้นค่อยนำมาผสมผสานเป็นสูตรของตัวเอง
  • การมองไปข้างหน้าเป็นสิ่งสำคัญ แต่การมองแบบมี “deadline” กำหนด จะทำให้ภาพอนาคตชัดเจนยิ่งขึ้น ไม่ใช่เฉพาะสำหรับเรา แต่สำหรับทุกคนที่ทำงานร่วมกับเรา
  • การเชื่อใจทีมงานคือสิ่งสำคัญ ไม่มีใครสามารถทำงานได้เพียงคนเดียว ถ้าอยากทำงานใหญ่ให้สำเร็จ ต้องมีคนเก่ง และเปิดโอกาสให้คนเก่งได้แสดงฝีมือ
  • ทุกคนรอได้ ถ้ามีกำหนดการรออย่างชัดเจน ทุกคนชอบมองเห็นอนาคต ดังนั้นจึงไม่มีใครอยากรอแบบไร้อนาคต
  • ทำเพื่อคนดู ไม่ใช่ทำเพื่อตัวเอง เมื่อถอยหลังออกมามองดูภาพใหญ่แล้ว เอาตัวเองออกมาแล้ว บางครั้งจะเห็นว่าหลายสิ่งที่ทำ เราทำเพื่อตัวเอง ดังนั้นปรับความคิดใหม่ให้ทำเพื่อคนดู โฟกัสที่คนดู

สุดท้ายจริง ๆ (อันนี้ถือว่าเป็นโบนัสสำหรับคนที่ดูมาถึงตรงนี้)

ช่วงเช้าที่เรากำลัง LIVE อยู่นั้น ระบบมีปัญหานิดหน่อย ซึ่งเกิดมาจากการที่เราเปิดให้ผู้ชมได้เล่นเกมพิมพ์ hashtag #CTC2021 เข้ามา ปรากฎว่าด้วยจำนวน chat ที่เข้ามามากเกินไป ทำให้ระบบค้าง ภาพค้าง ทุกคนต้องกด refresh หน้าจอกันใหม่เพื่อให้กลับมาเหมือนเดิม ซึ่งสุดท้ายเราต้องตัดสินใจยกเลิกการเล่นเกม เพื่อให้ระบบกลับมาดีเหมือนเดิม

แต่ในช่วงบ่าย ผมคิดว่าทุกคนน่าจะง่วง อาจจะดูเพลิน ดูยาว ๆ เพราะผมสังเกตว่าไม่ค่อยมีคนพิมพ์ chat ซักเท่าไหร่นัก ใจก็คิดว่า สงสัยจะหลับไปหมดแล้วมั้ง เอางี้ เราปลุกคนดูกันหน่อยดีกว่า..

ผมหันไปบอกน้องเหวิน ทีม MC ว่า “เดี๋ยวช่วงต่อ session ช่วยเล่น hashtag bomb หน่อยสิ”

เหวินหันมาถามว่า “เอาจริงหรอพี่”

“จริงสิ คนดูนิ่งกันหมดแล้ว ให้เค้าได้ active กันหน่อย”

ปรากฎว่า พอเหวินประกาศให้เล่น hashtag เท่านั้น ระบบก็ค้างอีก คนเล่นก็ได้มาพิมพ์ chat ส่วนคนที่ไม่เล่นก็ต้องหันมากด refresh กันอีกรอบ.. จากนั้นผู้คนก็กลับมาคึกคักกันเหมือนเดิม

บางที..​ความผิดพลาดที่เห็นก็อาจจะไม่ได้ผิดพลาดเลยก็ได้ 😀

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Up Next:

ตั้งเป้าหมายต้นปี 2021 ให้เป็นไปได้แบบ S, M, L

ตั้งเป้าหมายต้นปี 2021 ให้เป็นไปได้แบบ S, M, L